2014年7月26日土曜日

エクセルでの業務の限界③

昨日は業務で使うエクセルの限界について書きました。

エクセルに頼ってしまうことによる危険もあるということが、少しお分かりになって
いただけたかと思います。

では、その危険をどのように避ければ良いのか。
今日はその点について書いてみたいと思います。

危険の回避策の一つは、データベースを伴った専用のソフトを使うことです。
通常データベースにデータを登録していくようなソフトはデータを直接エクセルの
ように触ることはできません。
もちろんデータベースがわかっている方なら可能ですが、普通にパソコンを
触れる程度の人では無理です。
ですので、うっかりデータを変えてしまった、関数を壊してしまったなどという
失敗はなくなるわけです。

また、バックアップもデータベースの機能、またはウインドウズの機能で自動的に
してくれる場合が多く、この面でも安心です。

また、入力ミスという問題でも、入力画面が用意されているので、本来入れるべき
ところでないところに別の情報を入力してしまっている、などというミスは減らせます。

と、ここまで書くといい事ずくめのようですが、良くないこともいくつもあります。

この点も注意し、エクセルを止めて自社にあったソフトを選ぶのかを検討して
貰えればとおもいます。

まず良くないことの一つ目ですが、費用がかかります。
エクセルは通常パソコンを買った時点でパソコンに入っており、新たに購入する
感覚が有りません。
そのため、コストがかかっている感覚がないわけです。
しかし、ソフトは全くないところに買い足すわけですから、コストがかかります。
この点が最も大きな問題です。

そしてもう一つ。
エクセルのように自分達の好きなように作れない、ということです。
ソフトは多くの人に販売することで利益を得ます。
そのため、多くの人に受け入れられるよう考えられているはずです。
しかし一方で、細かな自社の仕様にはマッチしないことが多々あります。
そのため結局導入できないなどという話はそこらに転がっているものです。
ここまでは妥協できるが、ここからは譲れない。
ソフトを検討する際には、この基準が必要です。
自社に完全にマッチするソフトが欲しいというなら、オリジナルで開発する
しか有りませんから。
それだと費用は莫大になる可能性がありますので、あまりオススメはしませんが。

このようにエクセルはある意味危険なソフトです。
しかし、専用のソフトにも良い面、悪い面があります。

この点をしっかり見極め、業務に活用するシステムを使って行ってください。



2014年7月24日木曜日

エクセルでの業務の限界②

エクセルは便利なソフトですが、万能ではありません。

昨日は知らないうちに関数がおかしくなっていた、という事例を紹介しまた。
エクセルは共有で使っているうちに、何か、どこかがおかしくなるということが
結構あります。
そのようなことが起こらないようにする何か対応はないものでしょうか?

知らないうちに関数がおかしくなっていた。
このような事例に対しては対応策はあります。
関数がおかしくなったという問題は、関数が入力されているセルを直接誰かが
触ってしまうから起こる問題です。
では、入力するための画面をマクロなどで作ってしまえば良いのです。
そうすればセルを直接触ることはなくなりますので、関数は安全に保てます。

しかし、それだけしても万全では有りません。
エクセルを使っていて起こる問題としては、バックアップということもあります。

エクセルは普通に使っているだけでは、ファイルは一つだけです。
常に更新しているファイルがあるだけです。
この状態ですと、PCに何かあると、大切なファイルが壊れてしまうかもしれません。

安全にファイルを保ちたい場合はファイルをコピーし、別の場所に置いておく
などしなければなりません。
Windowsの機能で、定期的にあるファイルのバックアップを取るということも
できますが、普通はそこまでの知識がある人は社内にはいません。

ということは常に危ない状況にあるか、常にバックアップを取るよう気にかけて
おかなければなりません。

決して安全とは言えませんね。

これがエクセルを普通に使っているという状態での危険性です。
ある意味エクセルでの業務の限界と言えます。

次回は、この問題の解決策について考えてみます。



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エクセルでの業務の限界①

企業で使われているソフトの中でも最も使われているソフトがエクセルではないでしょうか。

なぜそんなに使われているのかという事を考えてみると、いくつかの理由が浮かびます。

まずは基本的な取り扱いがとても簡単であること。
複雑な関数やマクロを使うことを除けば、ほとんどのことは説明書を見ずとも望んでいる
ことができます。
これはとても便利です。

そして、とにかく全てのPCに入っていること。
一部の企業や公官庁を除き、エクセル、ワードは最低限インストールされています。
触れる機会が多いのも使われている理由の一つでしょう。

このように便利なエクセルですが、使い方を誤ると大変な目に合うことも有りますので
ご注意ください。

例えばこのような事例が有ります。
ある会社で営業に使う顧客情報を一つのエクセルファイルで管理していました。
そのデータには顧客名、所在地の他、使ってもらったサービスや支払われた金額も
記入されていました。
このファイルは営業部員が共有で使っていましたので、いつ誰が上書き保存したのかは
常に曖昧です。
その大切なファイルの中の関数がいつの間にか正確に計算されていませんでした。
いつから関数がおかしくなったのかも不明です。
恐らく営業部員のだれかが、行を増やしたり、減らしたり、または関数の計算が入っている
セルに間違って何かのデータを入力したりと、何らか関数の式が変わるようなことを
したのでしょう。

いつからおかしくなったのかもわからないのですが、この会社の場合は気がついたので
ラッキーでした。
気付かずそのまま関数の結果を信じていたら・・・。

エクセルではこのような事が起こりえます。

エクセルはとても便利です。
しかしこのようなことが起こるのも困りもの。
何か方法はないのでしょうか?


続きは明日書かせていただきます。


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2014年7月22日火曜日

朝日新聞にSEO業者の問題が掲載されていました

7月22日の朝日新聞朝刊にSEO業者とのトラブルについての記事が掲載されてい
ました。

検索上位がいきなり圏外 「自演」許さぬグーグル


記事を読みますと、SEO業者に依頼した結果、グーグルからペナルティを受けて
しまい、結果として検索順位が落ちてしまった事例などが掲載されていました。

今回の記事では、SEOの外部施策についての問題点について書かれていました。
ページを大量に作り、そこからリンクを検索順位を上げたいホームページに張り、
順位をあげようとする方法ですが、この方法が問題です。

意味の無い、または、上げたいホームページの内容と関連性の無いページから
いくらリンクを張っても、グーグルは認めてくれません。
というより、意味の無いリンクはペナルティになる可能性が大きいという
ことです。
一度ペナルティで検索順位が下がってしまうと、今度は上げるのが大変になり
ます。

もしSEO業者に依頼するとして、その業者が外部施策をするなら、具体的に
どのような方法で行うのか、具体的に教えてもらい、実際にリンクを張って
くれるのであれば、どのようなページからリンクを張ったのかについて、しっかり
見届けないといけません。

SEO業者に発注する側は、SEOについての知識がないため、依頼するのでしょうが、
せめて、最低限の知識だけでも頭に入れておかなければ、悪質なSEO業者に依頼
してしまい、結果的にホームページにとって大きな損害を与えてしまうという
ことも有り得ます。

SEO業者に依頼し順位を上げたいのだが、どのような業者を選べばよいかわからない、
などという方は、お気軽にご相談ください。
アドバイスをさせていただきます。


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2014年7月18日金曜日

個人情報の管理 名簿屋という怪しい業者

ベネッセの情報漏えい事件があり、驚いた事の一つは、ジャストシステムの
ような大手企業でも、名簿屋と言われるような、怪しげな業者から名簿を買う
ということです。

どこかの誰かが個人情報を集めているわけですが、通常その会社も個人情報を
集める際には、個人情報保護規程やセキュリティポリシーなどを伝え、集めて
いるはずです。

ましてや、ジャストシステムが買った個人情報は、数百万、数千万という単位
ですから、大手企業が集めたと考えるのが妥当です。
そのようなデータですから、「これはどこかの大手企業から漏れた情報では
ないのか?」「この情報は使ってはまずいのではないのか?」と考えるのが
普通ではないでしょうか。

しかし、ジャストシステムは買ってしまった。

今回の事件は、漏らしてしまったベネッセの痛手も大きいですが、ジャストシ
ステムの痛手も大きいはずです。
その事を考えなかったのは会社の大きなミスです。

大手、中小に限らず、名簿を買って利用するというのは、何かを始める際には
時間を買うという意味で有利です。
しかし、やはり買ってはいけないでしょう。

正当にキャンペーンなどで集めるべきです。

どの会社もこのことは肝に命じておくべきだと思います。


2014年7月17日木曜日

ベネッセの個人情報漏えい ②

昨日は、ベネッセの個人情報漏えい事件が、システムでは防ぎきれない、悪意のある
社員、または関連会社社員などによるものであったことを書きました。

本日は、システムでは防ぎきれない情報漏えいをどのように企業は防いで行けば
良いのか、ということについて書いていきます。

今回の事件については、現時点で犯人逮捕にまで至っていませんので、動機はわかって
いません。
ですので、今回の文章は一般論になりますのでご容赦ください。

今回の容疑者は、ベネッセのIT部門の下請け業者のまた下請け業者で働いている
派遣社員だったようです。
そもそも、会社で最も重要な個人情報をこのような人が触れるということが問題
でしょう。
システムの保守をするということと、個人情報そのものを触れるということを
切り分ける必要が有ったはずです。

また、何かのメディアにデータを移動させて持ちだしていると考えられますので、
持ち物の管理はずさんだった可能性があります。
以前私があるECの運営会社の方に聞いた話では、個人情報にアクセスできる
コールセンターの人などは、コールセンターのある部屋には、私物の持ち込みが
一切禁止だったとのこと。
メモなどを室内で取ることはできるものの、持ち出しはNG。
徹底的に管理していると言っていました。
ベネッセの場合もそれくらいの管理が必要だったのだと思います。

そして、もう一つ重要なのは教育です。
なぜダメなのか、持ちだしたらどうなるのか、その教育は大切です。
しかし、今回持ちだした人は、そのような事はしっかり理解していた可能性が
大きいはずです。
では、防げないのか?ということですが、まだ考えられる事はあります。

今回の事件は、はっきり言ってカネ目当ての犯罪でしょう。

ベネッセの子会社の関連会社のそれも派遣で働いている人。
このような人にベネッセへのロイヤリティがどうの、などと言っても意味は
ありません。
待遇も相当低かったはずです。
どうしてベネッセは、そのような人にシステムの一部でも任せなければならな
いのでしょうか。

コストを安く抑えたい、それが原因です。
企業はその考え方を改めなければなりません。
リスク大きさと、日常のコストの関係を見誤っています。

本当に必要な費用は使わなければなりません。

大げさな話になってしまいますが、今回の事件の問題点は、セキュリティシステム
でもなく、教育でもなく、会社のコストに対する考え方のような気がしています。

どのような職務の人にどのような管理を任すのか、そのためのコストはどの程度
必要なのか、今一度経営者は考えなければならないのではないかと思います。


住宅産業塾
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2014年7月16日水曜日

ベネッセの個人情報漏えい

先日、教育関連企業の大手であるベネッセの顧客情報が漏えいしているとの
ニュースが報道されていました。

個人情報の数ということで言うと、日本で最大規模の情報を保有しているで
あろうベネッセからの漏えいということですので、驚かれた方も多いのでは
ないでしょうか。

幼稚園児の子供がいる私も驚きましたし、実際ベネッセには私達家族(妻と
私の子供)の個人情報が有るはずですので、その情報がどこか他のところに
行ってしまったということは、あまり気分の良いものではありませn。

今回の事件は、ベネッセと同じ教育産業に参入しているジャストシステムから
DMが届いたことが発端のようです。
有る方が、ベネッセに登録している個人情報には、住んでいるマンション名を
少し変えて登録していて、その少し変えてあるマンション名でジャストシステム
からDMが届いたので、おかしいと思ったということだそうです。

普通はこのような事はしませんから、ほとんどの方はジャストシステムはどこか
から名簿を買ってDMを送ってきたのだろうと思ったことでしょう。
事実ジャストシステムは、名簿業者からベネッセから情報漏えいした個人情報
とは知らずに名簿を購入したようです。

数千万人という、これだけ大規模な情報漏えいは日本初だと思いますが、なぜ
このような事態になったのでしょうか。

情報漏えいの原因として考えられるのは、データベースからそこに保存してある
データを悪意を持った者が抜き出す、という事が考えられます。
また、個人情報をパソコンやUSBメモリなどで持ち歩いていて紛失、または盗難
される、という事も考えられます。
また、パソコンに入れている場合などは、社内で盗難に合うという事も考えら
れます。

しかし今回のベネッセのような、大企業でITシステムやセキュリティ管理がき
ちんと機能している場合、単純に個人情報をUSBメモリなどに入れて持ち歩く
などと言うことはまずあり得ません。

多くの識者が指摘していたようですが、結局原因は、内部で働いていた人が
悪意を持って、持ちだしたということのようです。

今回の場合に限らず、社員、また関連会社社員などの教育やロイヤリティが
個人情報漏えいについて、とても大切であると思わされた事件でした。

明日は、システムでは防ぎきれない個人情報漏えいを、企業はどのように防いで
行けば良いのかについて、書いていきます。


住宅産業塾
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2014年7月11日金曜日

iPadの活用 情報の共有の仕方

工務店の方にお会いすると、iPadなどタブレットをお持ちの方が結構います。
自分で購入された方、会社から支給された方、事情は様々ですが、とにかく持っ
ている方は多くなったなと思います。

タブレットの種類はというと、ほぼ100%iPadです。
他のアンドロイド系など、iPad以外の製品はほとんど見ることは有りません。
iPadの日本でのシェアの高さが伺えます。

そこで気になるのは、iPadの社内でどのように活用されているのか、という
ことです。

営業ならプレゼンに、工事なら図面を保存しておいて現場で確認、または写真
を撮影しその場で報告書が作れるアプリを入れている、設計ならこれもプレゼ
ンがメインになるのでしょう。

社内の情報共有はどのようにされているのでしょうか。
これは結構やっかいな問題です。
私はねっからのWindowsユーザーで、アップルのOSが苦手です。
iTunesもかなり昔からiPodを使っているにも関わらず苦手です。
アンドロイド系なら、Windowsとほぼ同じようにファイルのやりとりができるのに
iPadはiTunesを通さなければならないため、ちょっと面倒という印象です。
もっと簡単にならないものでしょうかね。

iPadが一人1台持っている状況なら、各自のPCにiTunesをインストールしておき、
それぞれが例えばサーバの指定の場所にあるファイルを自分のiTunesを通じで
iPadに保存することは可能です。
また自分が独自に入れたいフィルも、自分のPCを通じてiPadに入れることは
出来るわけです。

それが複数人で1台のiPadの場合、それぞれのiTunesで入っているファイルの
内容が違ったりすると面倒ですね。
同期というのがありますから。
この辺りのことは、実際に複数人で1台のiPadを使っていないとわからない
ことだとは思いますが。

会社によっては、面倒なので例えばDROPBOXなどでファイルの共有を行い、
iTunesは使わないと言っていたところもありました。

どなたか画期的な運用方法を知っておられたら教えて欲しいのですが、ご存知
ありませんでしょうか。


2014年7月10日木曜日

スマホで変わったホームページの見方

前回のブログで、スマホ用ホームページを持っていないと、お客様を逃してい
るという話をさせていただきました。

今回は、スマホで変わったホームページの見方について、書いてみます。
スマホを持たれている方なら既におわかりだと思いますが、以前より自宅でPC
を見る時間が減ったと思いませんか?

自宅でPCでする事と言えば、ホームページの閲覧、メール、SNS、後は年賀状。
多くの人はだいたいこんなものです。

年賀状は正月前だけの仕事ですから、普段はまずはFacebookなどのSNS、それか
らネットを見て、メールをチェック。
大体こんなものです。
このどれもスマホで出来てしまいますね。
様々な業種の大手と言われる会社のサービス、ホームページはスマホに対応し
いますし、SNSはスマホ用のアプリが当たり前です。
メールも転送してスマホで見ているという方も多いのではないでしょうか。

そうなると、自宅でPCを開く必要はかなり減っているということです。
PCは既に”わざわざ”見るデバイスになっている可能性があります。

ここまではスマホを持っている方なら誰でもわかる事だと思います。
それなのに、自社のホームページはスマホに対応していないとすると、これは
かなりマズイ状況だとは思いませんか?

お客様にご不便をおかけするという状況が続くようだと、顧客満足という観点
からも良くない状態です。

もし今の時点でスマホ用ホームページを持っていないのなら、一日でも早く制
作に取り組まなければなりません。
悠長に構えているとお客様が、他社の情報をしっかりと見て、あなたの会社の
魅力には気が付かないまま他社に行ってしまうかもしれません。

そのような事態にならないようにするためにも、すぐに制作に取り組んでくだ
さい!



住宅産業塾
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2014年7月9日水曜日

スマホサイトの制作は一時も早く行うべき

スマホからのホームページへのアクセスは、当然ですが、スマホの普及ととも
に増えています。

昨年まではスマホからのアクセスは30%ほどだったのですが、今では40%に近い
数値になっており、約1年でほぼ10%アップしたということになります。これ
だけ多くの方がスマホからアクセスしているのです。スマホ用にホームページ
を作っておかなければ、せっかくお客様が見に来てくれているのに、しっかり
見てもらえないという事態になりかねません。

どの業界でも同じですが、所謂大手と言われる企業は全てスマホ対応を終えて
います。今はどんどん中小企業がスマホ対応を進めているところです。しかし、
まだまだ積極的に対応を進めようとしていない会社も多いのが現実です。それ
は何故なのでしょうか?

理由として考えられることの一つは、経営者や広報や宣伝を担当している方の
認識不足です。十数年前、PCのホームページについても、経営者がホームペー
ジを積極的に活用していない(調べ物などをネットを使ってしないなど)など
の会社は、対応が遅れていました。同じような事態が今起こっているの可能性
があります。そのような会社では、経営者は自社のホームページがスマホに対
応しているのかを知らないのかもしれません。

ここで経営者の方にお願いです。一度自分のスマホで自社のホームページを確
認してみてください。PCで見慣れたホームページがスマホの小さな画面に映し
出されているようなら、それはまだスマホ用のホームページができていないと
いうことです。

おそらくほとんどのお客様は、ホームページで候補となる会社の比較をしてい
るはずです。その際にスマホ対応のホームページを持っている会社と持ってい
ない会社とがあれば、どちらの情報が取得しやすいでしょうか。

ホームページを見てもらえるということは、会社にとって大きなチャンスのは
ずです。このチャンスを活かすべきです。スマホ用のホームページには当然そ
れを作るための費用はかかりますが、その費用を投資するだけの価値は十分に
あります。

今からでも遅くは有りませんので、すぐにでも対応を初めてみてはいかがでし
ょうか。




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