エクセルを使う際に気をつけなければならないこと（２）

昨日は、エクセルでどのような痛い目にあったことがあるか、という話で
終わってしまいました。

本日こそは、エクセルを使うときに気をつけなければならないことを書いていきます。

まずは、保存の方法です。
昨日、基本的な保存の方法が上書き保存のため、その前の状態に戻ることが
できず困った話を書きました。

では、このようにならないためには何をすれば良いのでしょうか？
皆さんも既に使っている方法だと思いますが、上書き保存ではなく、別名保存を
するのです。
よくある方法が、ファイルのタイトルの後ろに日付を2014から付けていくという
方法です。

例えば、スケジュール.xlsなら、スケジュール20140917.xlsにするというものです。
これは簡単ですね。
それに一番新しいデータもすぐにわかります。
日付が新しいデータが一番新しいのですから。

しかし、これも問題が起こる場合があります。
まずは、タイトルの付け方の法則が決まっていない場合です。
ある人は20140917を付ける、ある人は0917だけを付ける、というように
会社内でバラバラでは、わけがわからなくなります。
それに加え、保存場所は徹底して一箇所にしなければなりません。
タイトルだけは統一されいても、人によって保存場所が異なれば、
幾つもの最新ファイルができてしまいます。

エクセルの場合、保存場所はそれを意識しなければ、今までに保存されていた
フォルダに保存されます。
ですので、最初に置かれた保存場所は尊重し、そこに追加でファイルを
保存することが良いでしょう。

また、この方法を続けていると、ファイルが壊れる、という事態にも対処
できます。
少なくとも、一つ前のファイルが保存されているわけですから、そこまでは戻れる
わけです。

簡単な方法ですが、徹底運用するのは結構大変です。
例えば一日に何回も保存されるような場合は、ファイル数が多くなってしまいます。

それでも、ファイルが壊れたり、上書き保存でデータを戻したくても戻せない
という状況よりはましです。

たかがエクセル、されどエクセル。
会社内の重要なデータも結構保存されているはずです。
一度運用について考えてみてはいかがでしょうか。



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