2014年7月26日土曜日

エクセルでの業務の限界③

昨日は業務で使うエクセルの限界について書きました。

エクセルに頼ってしまうことによる危険もあるということが、少しお分かりになって
いただけたかと思います。

では、その危険をどのように避ければ良いのか。
今日はその点について書いてみたいと思います。

危険の回避策の一つは、データベースを伴った専用のソフトを使うことです。
通常データベースにデータを登録していくようなソフトはデータを直接エクセルの
ように触ることはできません。
もちろんデータベースがわかっている方なら可能ですが、普通にパソコンを
触れる程度の人では無理です。
ですので、うっかりデータを変えてしまった、関数を壊してしまったなどという
失敗はなくなるわけです。

また、バックアップもデータベースの機能、またはウインドウズの機能で自動的に
してくれる場合が多く、この面でも安心です。

また、入力ミスという問題でも、入力画面が用意されているので、本来入れるべき
ところでないところに別の情報を入力してしまっている、などというミスは減らせます。

と、ここまで書くといい事ずくめのようですが、良くないこともいくつもあります。

この点も注意し、エクセルを止めて自社にあったソフトを選ぶのかを検討して
貰えればとおもいます。

まず良くないことの一つ目ですが、費用がかかります。
エクセルは通常パソコンを買った時点でパソコンに入っており、新たに購入する
感覚が有りません。
そのため、コストがかかっている感覚がないわけです。
しかし、ソフトは全くないところに買い足すわけですから、コストがかかります。
この点が最も大きな問題です。

そしてもう一つ。
エクセルのように自分達の好きなように作れない、ということです。
ソフトは多くの人に販売することで利益を得ます。
そのため、多くの人に受け入れられるよう考えられているはずです。
しかし一方で、細かな自社の仕様にはマッチしないことが多々あります。
そのため結局導入できないなどという話はそこらに転がっているものです。
ここまでは妥協できるが、ここからは譲れない。
ソフトを検討する際には、この基準が必要です。
自社に完全にマッチするソフトが欲しいというなら、オリジナルで開発する
しか有りませんから。
それだと費用は莫大になる可能性がありますので、あまりオススメはしませんが。

このようにエクセルはある意味危険なソフトです。
しかし、専用のソフトにも良い面、悪い面があります。

この点をしっかり見極め、業務に活用するシステムを使って行ってください。



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