エクセルでの業務の限界①

企業で使われているソフトの中でも最も使われているソフトがエクセルではないでしょうか。

なぜそんなに使われているのかという事を考えてみると、いくつかの理由が浮かびます。

まずは基本的な取り扱いがとても簡単であること。
複雑な関数やマクロを使うことを除けば、ほとんどのことは説明書を見ずとも望んでいる
ことができます。
これはとても便利です。

そして、とにかく全てのPCに入っていること。
一部の企業や公官庁を除き、エクセル、ワードは最低限インストールされています。
触れる機会が多いのも使われている理由の一つでしょう。

このように便利なエクセルですが、使い方を誤ると大変な目に合うことも有りますので
ご注意ください。

例えばこのような事例が有ります。
ある会社で営業に使う顧客情報を一つのエクセルファイルで管理していました。
そのデータには顧客名、所在地の他、使ってもらったサービスや支払われた金額も
記入されていました。
このファイルは営業部員が共有で使っていましたので、いつ誰が上書き保存したのかは
常に曖昧です。
その大切なファイルの中の関数がいつの間にか正確に計算されていませんでした。
いつから関数がおかしくなったのかも不明です。
恐らく営業部員のだれかが、行を増やしたり、減らしたり、または関数の計算が入っている
セルに間違って何かのデータを入力したりと、何らか関数の式が変わるようなことを
したのでしょう。

いつからおかしくなったのかもわからないのですが、この会社の場合は気がついたので
ラッキーでした。
気付かずそのまま関数の結果を信じていたら・・・。

エクセルではこのような事が起こりえます。

エクセルはとても便利です。
しかしこのようなことが起こるのも困りもの。
何か方法はないのでしょうか？


続きは明日書かせていただきます。


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