2014年7月24日木曜日

エクセルでの業務の限界②

エクセルは便利なソフトですが、万能ではありません。

昨日は知らないうちに関数がおかしくなっていた、という事例を紹介しまた。
エクセルは共有で使っているうちに、何か、どこかがおかしくなるということが
結構あります。
そのようなことが起こらないようにする何か対応はないものでしょうか?

知らないうちに関数がおかしくなっていた。
このような事例に対しては対応策はあります。
関数がおかしくなったという問題は、関数が入力されているセルを直接誰かが
触ってしまうから起こる問題です。
では、入力するための画面をマクロなどで作ってしまえば良いのです。
そうすればセルを直接触ることはなくなりますので、関数は安全に保てます。

しかし、それだけしても万全では有りません。
エクセルを使っていて起こる問題としては、バックアップということもあります。

エクセルは普通に使っているだけでは、ファイルは一つだけです。
常に更新しているファイルがあるだけです。
この状態ですと、PCに何かあると、大切なファイルが壊れてしまうかもしれません。

安全にファイルを保ちたい場合はファイルをコピーし、別の場所に置いておく
などしなければなりません。
Windowsの機能で、定期的にあるファイルのバックアップを取るということも
できますが、普通はそこまでの知識がある人は社内にはいません。

ということは常に危ない状況にあるか、常にバックアップを取るよう気にかけて
おかなければなりません。

決して安全とは言えませんね。

これがエクセルを普通に使っているという状態での危険性です。
ある意味エクセルでの業務の限界と言えます。

次回は、この問題の解決策について考えてみます。



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