2013年6月26日水曜日

IT管理システムは統合型ですか、各業務ごとの単独型ですか?

皆さんの企業ではどのようなIT管理システムを導入されていますか?

お客様と出会うところから契約、設計、予算、工事、そしてアフターと様々な
業務が有りますが、それをトータルに管理する統合型のシステムでしょう
か、または業務ごとに個別のITシステム(ソフト)を活用しているのでしょう
か。
業務ごとに個別のITシステムということであれば、エクセルやファイルメーカ
ーでオリジナルのシステムを作っているという会社も有るのではないでしょう
か。

そこで考えたいのが、統合型のITシステムと単独のITシステムのどちらが工務
店ビジネスに適しているのか、ということです。

この事に関しては様々な考えかたが有ると思うのですが、ここではその一長一
短についてお話したいと思います。

まずは統合型のシステムの場合
長所は・・
◯ 同じデータを複数回入力する必要がない
 一つの大きなITシステムですので、例えば顧客名は見込み客の時点で一度入
 力すれば、契約、見積もり、請求、アフターなどにも連携され、二回三回と
 入力する必要が有りません。
 これについては、何度も入力するという労力の削減という問題も有りますが、
 何より入力ミスが起こらないという事が重要です。
 別々のシステムに同じ情報を入力する。
 それも複数回入力しなければならないとなると、いくら注意していても人間
 は間違えます。
 基本的に人間は間違いを犯すものですので、その点統合型のITシステムであ
 れば安心です。

◯ 業務の情報の共有化がしやすい
 業務毎にITシステムが異なっている場合、担当業務以外の業務の情報に触れ
 る機会が少なくなります。
 自分の業務の範囲の情報は自分の業務専用のITシステムに入力していきます。
 しかし、他の部門で入力されている情報を見る機会は有るのでしょうか?
 業務毎にITシステムがわかれていると、どうしても他部門の情報は少し遠い
 ものになるのではないでしょうか。
 それが統合型のITシステムになると、簡単に他部門の情報にアクセス出来る
 ので、情報の共有化は簡単です。

短所は・・
◯ カスタマイズが難しい
 統合型のITシステムはかなり大掛かりなものになります。
 そのためカスタマイズに多大な費用がかかったり、時間がかかったりします。
 その点ではエクセルやファイルメーカーにはかないません。

◯ 費用がかかる
 どうしても統合型のITシステムは大規模ですので費用がかかります。
 特に使いはじめる段階での費用負担が大きいのが問題です。
 しかし最近では利用する(ITシステムをインストールする)PCの台数に応じ
 て毎月課金する統合型のシステムも有り、使いはじめる段階で多大なコスト
 をかけずにスタート出来、評価を得ています。


単独型のITシステムの場合
長所は・・
◯ 自由度が高い
 統合型のITシステムはどうしても自社の仕事の"やり方"よりITシステムの
 "やり方"に合わせる必要が出てきます。
 自社の仕事の"やり方"にこだわりが有り、それをITシステムに合わせられな
 い場合は、業務ごとの単独型ITシステムを採用するのが良いかもしれません。

◯ 費用が安くすむ場合がある
 これは一概には申し上げられないのですが、例えば、一部業務機能をエクセ
 ルで行なっている場合、エクセルは既に会社内に有るわけですので、費用は
 かかりません。

短所は・・
◯ 同じ情報を何度も入力しなければならない
 ITシステムが連携していないので、顧客情報や工事情報などを単独のITシス
 テムごとに入力し直す必要が有ります。
 これは労力としてもマイナスですが、なによりミスを起こす可能性が有るこ
 とが問題です。

◯ 統計データが取りにくい
 個別のITシステムの業務範囲内では統計データを取り分析することが可能で
 すが、業務をまたいだ統計データを取ることは困難です。

このように、統合型のITシステム、単独型のITシステム、それぞれに一長一短
が有ります。
しかし私としては、統合型のITシステムをお薦めしたいと思っています。
統合型のITシステムは、入力ミスを防ぎやすい、情報の共有が簡単、一つのIT
システムなので、情報を複数回入力することもなく、効率的な業務運営が可能、
などのメリットが有ります。
近年では費用も抑えられた上、機能が充実している統合型のITシステムも有り
ますので、検討してみてはいかがでしょうか。

IT管理システムについて、気になる、今のITシステムに不満が有るなど、何か
有りましたら、お気軽に松浦までお声がけください。


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