WEBマーケティングコンサルティングあれこれ （3） ～ホームページの「運用体制」、具体的はどうするの？～

前回、WEBを運営いていくには”体制”が重要であるということを、書かせて
いただきました。

では、具体的にどのような体制を組んでいけば良いのかを今回紹介していきた
いと思っています。

その前に、住宅産業、建築産業だけではなく、一般的によくあるホームページ
の運営体制について、例を物語風にあげてみたいと思います。

　私が朝出勤すると私の所属する総務部の上川部長から声をかけられた。「ホ
ームページだが、だれに許可を取って、新規事業の紹介をしてるんだ？」ホー
ムページは総務部の担当になってはいるが、基本的に部長は何も関与していな
い。全て私に丸投げだ。「営業部の三宅課長から依頼が有りまして・・。」私
が答えると、「開発部の太田部長が怒っているぞ、まだあの製品は発表できる
段階じゃないって。いつも勝手に動いているようだが、それでは困るよ。」上
川部長もお怒りのようだ。

　いつものことだが、誰からもホームページには情報を早く載せろとせかされ
る。しかし、だれに許可を取らなければならないのか、だれが責任者なのか、
ホームページに情報を掲載するための業務フローがどうなっているのか、何も
決まっていない。部長に相談しても、「君に任せているじゃないか。」で逃げ
られてしまう。会社の情報が集約されているはずのホームページなのに、こん
な運用の仕方で良いのだろうか・・。-

会社でホームページを一番最初に作った時に、運用体制を構築してから制作を
始めた、という会社はとても少ないと思います。
運用についてよくある話では・・
・ITに一番詳しい若手が更新をしている
・チラシなどを作っている営業系の部門が片手間に対応している
こんな会社が多いように思います・

しかし、現在の消費者の動向として、会社の情報を最も集めやすく、また、見
てもらえるよう消費者を促している（URLを何にでも掲載していますよね）と
いう媒体であるにもかかわらず、何の戦略もなく、フローもなく運用していま
せんか？

さあ、ここからは本日の主題です。
ではどのような体制が必要なのでしょうか。
それには２つのキーワードがあります。
キーワードその１：効率的な情報収集
キーワードその２：適切なタイミングと適切な情報量での更新
キーワードその３：権限と責任

まずはキーワードその１の『効率的な情報収集』ですが、これは主に社内の情
報集めるということになります。
イベント情報、新商品紹介、年末年始の休み、・・。
そのような情報は常にホームページが最新であるべきです。

よくある話では・・、
営業さんが金曜日の夕方、「はい、これ明日の折込のチラシ。明日イベントが
あるから、ホームページにも載せといて。」ホームページの更新担当者はその
話を聞くまで、チラシが明日出ることも、明日イベントが行われることも知り
ませんでした・・。

ホームページの運営チームというものが有り、そのメンバーに営業担当者が入
っていれば、このようなことは起こりませんね。
ただチラシを渡されてチラシに書いてある内容をホームページに掲載するだけ
ではなく、より詳しい内容をホームページに掲載することも可能です。

そう、ホームページを運用するためには、あらゆる部署から情報が集約出来る
仕組みが社内に必要です。そして、そのためには運営するための社内横断的な
チームが必要なのです。
営業、設計、工事など社内のそれぞれの部門から人を集め、それぞれの部署の
情報を集めていくことが必要になるのです。
それぞれの部署から集まった人たちが、それぞれの部署から最新情報を持ち寄
り、それを掲載するか否かをチームで判断し、適切なタイミングで掲載してい
く。
このような体制が必要になります。

長くなりましたので、続きはまた次回。
次回は『適切なタイミングと適切な情報量での更新』の内容について書かせて
いただきます。

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